高校举办大型学术会议是高等院校学科建设的一部分，会务工作的烦琐、复杂相信主办过会议的人都深有体会，场地如何安排？酒店怎么选择？会议经费如何落实……2016年10月19-20日，中国水利学会水资源专业委员会年会暨学术研讨会在华北水利水电大学举行，会议由韩宇平老师担任秘书长，对于主办这次会议，韩老师总结了一些经验。
举办学术会议涉及的事项
学术会议是扩大团队、学科乃至学校学术影响与知名度的一个重要窗口
在学术会议筹办期间，首先要发1-3轮的会议通知，会议通知中要罗列会议学术委员会成员名单，要组成以学校或学科团队为主要成员的会议组织委员会和会议秘书组，组织委员会中的会议主席往往是院士级的大牛或学校领导，学科带头人往往是会议秘书长，学科成员则组成会议秘书组。会议通知的发送实际上就是一个扩大知名度的过程，一般通过邮件或QQ群、微信朋友圈等方式向国内本领域的大牛、中牛、小牛、研究生等人广为发送，那么这个过程就会有更多的人知道你的学校、你的学科、你的团队和你本人的大名。
会议筹办过程中还要借机编排精美的学校宣传册、学院宣传册、学科宣传册和团队宣传册等一并装入会议文件包，每位与会专家都可以进一步的了解你的学校、学院、学科和团队情况，对你本人从事的专业方向、学术成果、学术头衔等进一步加深影响。而这些良好形象的树立也许就能够在日后某个学术评价方面为你加分！
会议举办过程中，有学校领导、本学术领域的权威、本行业的领导和技术权威等将应邀出席，而这更是你展示卓越领导力、无私奉献力、有效执行力的绝佳场合，也是通过安排自己团队的学术报告充分展示学术影响的绝佳舞台。
学术会议是增加团队凝聚力，锻炼团队组织协调能力的一次难得机遇
学术会议举办整个过程事务繁杂，会前涉及到的的事情主要有：会议经费落实，会议申请，会议通知编写与发布，会议论文集收集、删选、编排与出版，优秀青年论文评选，会议特邀报告安排、会议回执回收与通讯录编排，会议指南编排与印刷，会议场地选择与布置，会议酒店选择与食宿安排，会议注册发票开具方式等；会中涉及到的事情主要有：会议交通与接送站，会场环境布置，会议报到与注册，会议注册发票开具，会议住宿与自助餐，特邀专家接待，会议开闭幕式议程准备，会议照相，会后考察等；会后涉及到的事情主要有：会议结算，会议有关发票报销，特邀专家咨询费发放，会议总结等等。
上述一系列事务仅靠一两个人是无法办到的，必须靠会务组的精诚团结和务实协作，每一项事务不仅要团队老师牵头，还要安排研究生进行紧密协作方能有条不紊的进行，而整个会议的举办过程就是一个增加团队凝聚力的过程，也是一个锻炼团队组织协调能力的过程，这个锻炼对于今后团队或研究生处理工作上的其他事情具有很大的帮助。
学术会议是研究生接触和学习科学前沿的一个重要平台
一个大型的学术会议多则安排近百场学术报告，少则安排20多场学术报告，学术报告包括特邀报告，主题报告，分会场报告和青年报告等各类层次，各种类型。特邀报告一般安排院士或准院士、行业领导人等大牌作报告，主题报告一般安排博导、教授等牛人做报告，青年报告则重要体现了年轻人的活跃思维和掌握的先进学术手段，这些报告将为听众提供一场学术的饕餮盛宴。学术会议的学术报告不仅仅是一篇学术文章的宣读，而是报告者多年学术积累的集中展示，或就某一个学术问题的深入思考与研究，往往具有非常高度的概括性和前沿性，聆听学术报告是一个短时间内掌握某一个学术前沿的重要捷径，相比于读文献来说这个方式是掌握学术前沿和动态的重要手段。
另外，相比较委派研究生到外地参加学术会议而言，本校举办学术会议可以一次为几百位研究生提供学术学习机会，按照每位研究生外出参加会议人均花费1500元计算，200位研究生的花销就是30万元，而本校举办一次中等规模的学术会议总花费也就是20万元左右。所以算经济账也是比较划算的。
举办学术会议也是学者的义务
改革开放后特别是2000年以后我国的学术呈现出一种繁荣态势，各类学会如雨后春笋般成立。拿本人的水资源专业来说相关的国字头专业委员会就有中国水利学会水资源专业委员会、中国水利学会水文专业委员会、中国自然资源学会水资源专业委员会、中国可持续发展协会水问题专业委员会、中国地理学会水文地理专业委员会、中国水利学会青年科技工作委员会等等，还有各省的水利学会、资源环境委员会等等，团省委的青年科技工作者委员会等。
成为这些专业委员会的委员或主任委员、副主任委员是体现一个学者学术地位的重要载体。这些专业委员会的主要活动形式就是主办学术会议，增加学术交流，促进学术发展为国家经济社会生态环境建设提供决策建议。各专业委员会基本上每年都要举办一次学术会议，承办单位基本上都是专委会委员所在单位轮流举办，如果专委会委员刚参加学术会议而不准备承办学术会议则专委会运转则很快就面临着举步维艰的境地，所以作为学者应该说举办学术会议是一种应尽的义务。设想一下您经常去参加别人的宴席而很少自己请客估计多少会显得尴尬了！
各事项的具体操作过程
会议经费预算与经费落实
会议用到的经费支出主要包括会议室租赁费，会议用餐费，汽车租赁费（接站小车和摆渡大巴车），参会人员住宿补贴，论文集出版费，会议材料印刷费，文件袋，特邀专家咨询费，合影留念费，会场布置背景墙，代表证制作费，水果、茶叶等茶歇费，优秀青年论文奖品等等。
会议的收入主要包括注册费，一般标准为1000元/人左右，研究生注册费减半，会议缴费人数并不代表参会人数，一般是会议参会人数的70-80%，其中特邀代表、本单位参会人员等都不会缴纳会议注册费。
会议经费来源主要有：一种情况是学院统筹安排一部分，协作单位赞助一部分，部分会议还有参展公司赞助一部分来落实；一种情况是向学校（或大单位）申请单独会议经费；还有一种情况是从学科经费、团队经费等专项经费中支出，如目前各学校的优势学科特色学科建设经费中都有举办会议的经费预算，部分科技创新团队、协同创新中心也有举办学术会议的经费预算。
如果会议经费落实了，那么就找专委会主任申请承办学术会议吧，有的是口头申请，有的则要在学术会议闭幕环节进行下届会议的申办，如果确有诚意承办，那么申办成功并不是什么难事。
会议场地安排
举办会议的其中一个目的就是对学校进行宣传，所以举办会议的主会场安排在学校报告厅、图书馆最为合适，目前应该说大部分高校都设有学术会议中心，应该能够满足一些中等规模会议的要求。如果条件不具备或因规模太大则只能考虑将会议的住宿和分会场安排在校外酒店，但是建议会议开幕式还是安排在学校为好，这样便于与会代表对学校有一个直观的影响和认识。会议闭幕式安排在酒店进行较好，因为在会议尾声与会代表留下来的已经不多，而且很多代表会后即将返程，安排在酒店进行闭幕则方便很多。
校外酒店选择四星级标准或准五星标准最为适当，因为这类酒店宽敞、舒适、干净，服务周到，而且价格也在与会代表的支付标准范围。
会议工作组织安排
为方便协调工作会议要成立若干工作组，每个工作组以青年教师牵头，同时配备若干研究生进行配合工作。
会议秘书长：全权负责会议整体组织工作，组织和主持会议开幕式、闭幕式，准备有关领导的发言稿，负责会议有关事宜的应急处理。负责特邀报告专家费的发放工作。负责相关经费的管理工作。
会议指南制定组：负责编排会议指南、会议日程、确定学术报告分类和顺序，确定学术报告主持人。
论文接收出版组：负责论文收集、论文集编排、印刷，联系出版事宜，负责优秀青年论文评选的组织和颁奖事宜。
会议接送站/交通组：负责联系租车公司租赁车辆，安排机场、高铁站接站事宜，负责安排车辆摆渡参会人员往返酒店和主会场，安排研究生引导参会人员乘车。
住宿/餐饮组：负责安排参会人员住宿，负责安排自助餐，接待晚宴座位排列等有关事宜。
会场安排组：负责制作主会场背景墙，安排布置酒店会议室、茶歇用品等有关事宜，安排会议室电脑、PPT拷贝、荧光笔等。
会议材料组：负责会议文件包的购置，会议材料的印刷，代表证、工作证、工作服的制作印刷等事宜。
会议注册报到组：接收会议注册回执，总体安排报到事宜，安排参会人员注册费缴纳与发票开具，准备盖章的会议通知便于参会人员报销用，制作会议通讯录。
会议礼仪组：负责安排主会场和分会场门迎礼仪，优秀青年论文颁奖的仪式等礼仪活动。
会议摄影组：负责联系摄影公司安排会议合影及照片的分发工作，负责会场摄影工作。
本文来自韩宇平科学网博客。
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